Se você está procurando uma maneira prática e eficaz de gerenciar o estoque dos seus produtos, você está no lugar certo. No tutorial de hoje, vou mostrar como criar uma planilha de controle de estoque no Excel, especialmente quando lidamos com variações de produtos, como tamanhos, cores e modelos.
Vou guiar você passo a passo através do processo, desde a configuração básica da planilha até a implementação de fórmulas para manter tudo em ordem. Com esta planilha, você conseguirá monitorar suas quantidades de forma mais organizada e manter seu estoque sempre sob controle. Vamos começar!
Etapa 1: Criando a estrutura básica da planilha
Antes de começar a inserir dados ou aplicar fórmulas, é essencial definir a estrutura básica da planilha de controle de estoque. Essa etapa envolve a criação das colunas principais que irão organizar as informações dos produtos e suas variações, como tamanho, cor ou modelo.
Uma boa estrutura facilita o gerenciamento do estoque, permite a visualização rápida do status dos produtos e torna a planilha mais intuitiva para uso no dia a dia. A seguir, vamos detalhar as colunas essenciais que devem ser incluídas na sua planilha.
No Excel, crie uma nova planilha e adicione as colunas com as seguintes informações:
Código do produto: um identificador único para cada produto ou variação. Pode ser um número ou código alfanumérico. Exemplo: 001, A001, PROD-01.
Nome do produto: o nome ou descrição geral do produto. Exemplo: Camiseta, Tênis, Caneca.
Variação: especifica a variação do produto, como tamanho, cor, modelo, etc. Exemplo: P – Vermelha, G – Azul, 38 – Branco.
Quantidade inicial: quantidade do produto que você tem no início do período de controle. Exemplo: 50, 100.
Entradas: quantidade de produtos que entraram no estoque durante o período (compras, devoluções, etc.). Exemplo: 20, 10.
Saídas: quantidade de produtos que saíram do estoque (vendas, perdas, etc.). Exemplo: 10, 5.
Quantidade atual: quantidade atual de produtos em estoque, que será calculada automaticamente com base na quantidade inicial, entradas e saídas.
Fórmula: essa coluna usará uma fórmula, mas por enquanto, apenas crie a coluna.
Ponto de reposição: nível mínimo de estoque para um produto, abaixo do qual é necessário reabastecer. Exemplo: 30, 50.
Fornecedor: nome do fornecedor ou da empresa que fornece o produto. Exemplo: Forn1, Loja XYZ.
Exemplo: na linha 1 da planilha abaixo, insira os seguintes títulos nas respectivas colunas:
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Código do Produto
Nome do Produto
Variação
Quantidade Inicial
Entradas
Saídas
Quantidade Atual
Ponto de Reposição
Fornecedor
Preencha as colunas com os dados dos produtos. Cada linha deve representar uma variação específica de um produto.
Etapa 2: Inserindo dados na planilha
Nesta etapa, você preencherá a planilha com as informações essenciais sobre os produtos que deseja controlar. É importante que cada produto e suas variações sejam registrados de maneira clara e organizada para garantir que o controle de estoque seja preciso e eficiente. A inserção correta dos dados é crucial para que as fórmulas e análises futuras funcionem corretamente, permitindo que você acompanhe entradas, saídas e o saldo atual do estoque com facilidade.
Exemplo de inserção de dados:
Código do Produto
Nome do Produto
Variação
Quantidade Inicial
Entradas
Saídas
Quantidade Atual
Ponto de Reposição
Fornecedor
001
Camiseta
P – Vermelha
50
20
10
60
30
Forn1
001
Camiseta
M – Vermelha
40
10
5
45
20
Forn1
001
Camiseta
G – Vermelha
30
15
20
25
25
Forn1
002
Tênis
38 – Branco
20
10
5
25
10
Forn2
002
Tênis
39 – Branco
25
5
8
22
15
Forn2
No exemplo acima, cada linha da planilha contém informações sobre um produto específico, incluindo variações como tamanho e cor. As colunas de Código do Produto e Nome do Produto identificam o item, enquanto as colunas de Quantidade Inicial, Entradas e Saídas ajudam a calcular a Quantidade Atual em estoque. As colunas de Ponto de Reposição e Fornecedor auxiliam no monitoramento e na gestão dos níveis de estoque.
Etapa 3: Usando fórmulas para cálculos automáticos
Nesta próxima etapa, vamos configurar fórmulas que permitirão que o Excel realize cálculos automáticos, atualizando o estoque de cada produto à medida que novas entradas e saídas forem registradas. Isso tornará o controle de estoque mais eficiente e reduzirá a necessidade de fazer cálculos manuais, garantindo maior precisão nas informações. Vamos definir uma fórmula para calcular a quantidade atual de produtos em estoque, considerando o saldo inicial, as reposições e as baixas de cada item.
Na coluna Quantidade Atual, use uma fórmula para calcular automaticamente o estoque atual. Exemplo de fórmula (considerando que a primeira linha de dados está na linha 2):
=C2 + D2 – E2
Essa fórmula adiciona as entradas à quantidade inicial e subtrai as saídas.
Etapa 4: Aplicando a formatação condicional
Neste passo, você aplicará formatação condicional na coluna de Quantidade Atual para identificar rapidamente produtos cujo estoque está abaixo do ponto de reposição. Isso ajudará a monitorar de forma proativa a necessidade de reabastecimento, evitando rupturas de estoque e garantindo que você tenha sempre os produtos necessários em estoque.
Aplique formatação condicional na coluna Quantidade Atual para destacar quando o estoque estiver abaixo do ponto de reposição.
Selecione a coluna Quantidade Atual.
Vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra.
Escolha “Formatar células que contenham” e defina para mostrar em vermelho ou amarelo quando a Quantidade Atual for menor que o Ponto de Reposição.
Agora que você conhece os passos para criar uma planilha de controle de estoque com variações de produtos no Excel, está pronto para gerenciar seu estoque de forma mais organizada e eficiente. Desde a configuração inicial até o uso de filtros e tabelas dinâmicas, essas ferramentas ajudarão você a monitorar seu inventário, identificar tendências e tomar decisões informadas.
Lembre-se de revisar e atualizar sua planilha regularmente para manter os dados precisos e relevantes. Com essas habilidades, você poderá otimizar seu processo de gestão de estoque e garantir que suas operações estejam sempre em plena eficiência. Boa sorte com seu controle de estoque!
